Qu’il s’agisse d’un congrès ou d’un colloque, les organisateurs d’un événement de contenu doivent garder en tête qu’ils s’adressent à un public allumé et spécialisé. D’emblée, le succès de l’événement repose sur la capacité à proposer aux participants du contenu pertinent et actuel mais aussi une formule inédite, intelligente et créative.
Voici comment procéder pour organiser un événement avec des thèmes, des ateliers, des conférenciers, des vidéos, des outils imprimés, etc. dont le contenu restera longtemps gravé dans la mémoire des participants. Positivement, bien sûr!
Qualité des contenus : moteur d’engagement des participants
S’ils jugent que votre sujet d’événement peut leur être profitable, vos cibles répondront favorablement à votre invitation. Il faut donc réussir, dès le début, à piquer leur curiosité. À leur donner l’impression que, s’ils n’assistent pas à votre colloque, ils passeront à côté d’informations nouvelles et utiles, impossibles à trouver ailleurs que sur place.
Mais encore faut-il l’élaborer, ce contenu de qualité!
Connaître votre public sous toutes ses coutures
- Avant de commencer quoi que ce soit, prenez le temps de connaître votre public et d’analyser ses besoins (s’agit-il de professionnels en finance? De jeunes retraités? De femmes d’affaires?).
- Sondez vos cibles sur le terrain et consultez-les sur leurs nouveaux enjeux.
- Si l’échéancier vous le permet, créez des groupes de discussion.
- Concertez les partenaires du milieu, brainstormez avec eux.
- Mettez-vous à la place de vos participants (qu’est-ce qui vous ferait plaisir, vous serait utile ou vous surprendrait?).
- Regardez ce que font vos concurrents ou les secteurs connexes à votre sujet et tentez d’aller au-delà!
- Repartez des éditions précédentes, s’il y a lieu, pour vous guider dans votre recherche de sujets (Reprendre les bons coups et éliminer les points faibles).
- Exigez que vos conférenciers adaptent leur contenu à votre événement.
- Suivez l’actualité pour vous coller sur des sujets près des enjeux en cours.
- Osez le ludisme! Par exemple : les « memes » sont populaires sur le web! Surfez sur la vague pour inventer un geste qui mobilisera votre public et mettra de l’ambiance tout au long de l’événement.
- Vulgarisez vos contenus plus pointus.
Faites participer… vos participants!
Une fois que vous avez choisi le thème de votre événement, réfléchissez à la façon de faire passer vos informations. Évitez les discours qui se succèdent, variez vos canaux de communication et utilisez judicieusement la technologie!
À cet effet, des études démontrent que, en moyenne, les gens retiennent 90 % du contenu qu’ils expérimentent contre 20 % de ce qu’ils entendent.
Des études démontrent qu’en moyenne, les gens retiennent 90 % du contenu qu’ils expérimentent contre 20 % de ce qu’ils entendent.
Alors, pour que votre événement demeure gravé dans la mémoire de vos participants, faites-les participer!
Les travaux d’équipe : une formule gagnante
Essayez les ateliers de travail en équipe. Qu’ils soient dirigés ou semi-dirigés, les ateliers sont fort appréciés de la plupart des participants lors des colloques et des congrès. En plus d’être tendance, ces échanges apportent de réelles réponses. Il existe plusieurs types d’ateliers; encore ici, sachez varier les formules.
Par expérience, les ateliers de travail collaboratifs demeurent un moyen gagnant de traiter d’un sujet proposé. Grâce à une animation efficace et professionnelle, vos participants seront encouragés à réfléchir et à se concerter entre eux. Nécessairement, ils retiendront davantage d’informations, puisqu’ils auront le sentiment d’avoir créé quelque chose.
Attention, par contre! La préparation d’ateliers collaboratifs requiert beaucoup de rigueur pour mener à des résultats concluants et Ô combien pertinents! Et que dire du riche réseautage possible…
La révision des contenus finaux, une étape primordiale
Quelques jours avant l’événement, vérifiez tous les contenus finaux qui seront présentés aux participants.
- Les brochures, les présentations vidéo, PowerPoint ou Prezi sont-elles claires et sans fautes d’orthographe?
- Vos équipements techniques sont-ils compatibles entre eux (Mac, PC, projecteur, microphone, etc.)?
- Le conférencier retenu a-t-il ajusté son discours à votre public, comme vous lui aviez demandé au départ?
- Les présentateurs maîtrisent-ils leur matière aussi bien que le chrono? Au moindre doute, imposez une générale!
- Tout est sujet à révision. Révisez TOUT!
Et parole d’experts, exécuter cette étape avec rigueur vous permettra de mieux dormir la veille de l’événement. Vous aurez l’assurance de présenter, autant dans son contenu que dans sa forme, de l’information top qualité.
Les essentiels d’une logistique d’événement réussi
Ceci étant dit, la réussite d’un événement, quel qu’il soit, repose bien souvent sur des éléments d’ordre organisationnel. Même avec le meilleur des contenus, pour que votre événement soit réussi, vous devrez surtout avoir :
- prévu une date et un horaire adaptés à votre public,
- réservé un lieu ou une salle appropriés (localisation, nombre de toilettes, fenêtres, accessibilité, etc.),
- respecté rigoureusement l’horaire (à la minute près!),
- disposé une signalisation suffisante,
- bref, pensé à tous les détails, sans exception.
Finalement, ne décevez pas vos participants! Donnez suite aux discussions et propositions issues d’un colloque. Plusieurs bonnes idées méritent certainement d’être mises en opération! Si vous ne capitalisez pas sur les travaux de vos participants, il sera difficile d’obtenir leur collaboration lors d’une édition subséquente…
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